Přípravy začaly ještě před zahájením festivalu. Howard Mitchell KD9WSV připravil pro dobrovolníky identifikační průkazy, parkovací povolenky, vesty a další materiály potřebné během služby. Klub uvádí, že když zbývalo obsadit poslední volné stanoviště, přihlásil se Eliot Libner N9EPA. Vedení Schaumburgu požádalo SARC o podporu během všech tří dnů akce.
Úkolem radioamatérů bylo především udržovat organizovanou komunikační síť. Operátoři mohli ze svých stanovišť předávat informace, hlásit situaci, předávat požadavky a zůstávat v kontaktu se stanicí Net Control. Klub zdůrazňuje, že šlo o podpůrnou funkci – radioamatéři nenahrazovali policii, hasiče, zdravotnické složky ani městský personál.
Septemberfest je vlajkovou akcí Schaumburgu. Letošní 55. ročník, zahrnoval mimo jiné koncerty, výstavu umění a řemesel, akci Taste of Schaumburg, dronovou show a průvod ke Dni práce. Organizátor uvádí, že akce historicky přiláká více než 100 tisíc účastníků.
Účast na Septemberfestu navazuje na dřívější veřejně prospěšnou činnost SARC. Klub uvádí, že v roce 2024 odpracovalo při akci 13 dobrovolníků více než 93 hodin a v roce 2025 odsloužilo 26 osob více než 80 hodin. Jde však o údaje z předchozích ročníků – SARC dosud nezveřejnil obdobný přehled hodin za rok 2026, proto tato čísla nepřičítám letošní akci.