Die Vorbereitungen begannen bereits vor dem Festival. Howard Mitchell KD9WSV bereitete für die Freiwilligen Namensschilder, Parkausweise, Warnwesten und weitere während des Einsatzes benötigte Materialien vor. Der Club berichtet, dass sich Eliot Libner meldete, als noch die letzte freie Position zu besetzen war N9EPA. Die Stadtverwaltung von Schaumburg bat SARC um Unterstützung an allen drei Veranstaltungstagen.
Die wichtigste Aufgabe der Funkamateure bestand darin, ein organisiertes Kommunikationsnetz aufrechtzuerhalten. Die Operatoren konnten Informationen von ihren Positionen weitergeben, die Lage melden, Anfragen übermitteln und mit der Station Net Control in Kontakt bleiben. Der Club betont, dass es sich um eine unterstützende Funktion handelte – die Funkamateure ersetzten weder Polizei noch Feuerwehr, Rettungsdienste oder städtisches Personal.
Das Septemberfest ist Schaumburgs wichtigste Veranstaltung. Die diesjährige 55. Ausgabe, umfasste unter anderem Konzerte, eine Kunst- und Handwerksausstellung, Taste of Schaumburg, eine Drohnenshow sowie eine Parade zum Labor Day. Der Veranstalter gibt an, dass die Veranstaltung traditionell mehr als 100.000 Besucher anzieht.
Die Teilnahme am Septemberfest setzt die bisherige Öffentlichkeitsarbeit von SARC fort. Der Club gibt an, dass 2024 dreizehn Freiwillige mehr als 93 Stunden bei der Veranstaltung gearbeitet haben und 2025 insgesamt 26 Personen mehr als 80 Einsatzstunden leisteten. Dabei handelt es sich jedoch um Zahlen aus früheren Ausgaben – SARC hat für 2026 noch keine vergleichbare Bilanz der geleisteten Stunden veröffentlicht, daher ordne ich diese Zahlen nicht dem diesjährigen Einsatz zu.