Los preparativos comenzaron antes del inicio del festival. Howard Mitchell KD9WSV preparó para los voluntarios identificaciones, permisos de estacionamiento, chalecos y otros materiales necesarios durante el servicio. El club informa de que, cuando quedaba por cubrir el último puesto disponible, se ofreció voluntario Eliot Libner N9EPA. Las autoridades de Schaumburg solicitaron el apoyo de SARC durante los tres días del evento.
La tarea principal de los radioaficionados era mantener una red de comunicaciones organizada. Los operadores podían transmitir información desde sus puestos, informar sobre la situación, transmitir solicitudes y mantenerse en contacto con la estación Net Control. El club subraya que se trataba de una función auxiliar: los radioaficionados no sustituían a la policía, los bomberos, los servicios médicos ni al personal municipal.
Septemberfest es el evento emblemático de Schaumburg. La edición de este año, la 55.ª edición, incluía, entre otras actividades, conciertos, una exposición de arte y artesanía, Taste of Schaumburg, un espectáculo de drones y un desfile con motivo del Labor Day. El organizador indica que históricamente el evento atrae a más de 100 000 participantes.
La participación en Septemberfest continúa la labor pública anterior de SARC. El club indica que en 2024, 13 voluntarios trabajaron más de 93 horas en el evento, mientras que en 2025, 26 personas realizaron más de 80 horas de servicio. Sin embargo, se trata de datos de ediciones anteriores: SARC aún no ha publicado un balance comparable de horas correspondiente a 2026, por lo que no atribuyo estas cifras a la operación de este año.