Förberedelserna inleddes innan festivalen började. Howard Mitchell KD9WSV förberedde identitetsbrickor, parkeringstillstånd, västar och annat material som volontärerna behövde under tjänstgöringen. Klubben uppger att Eliot Libner anmälde sig när det bara återstod en ledig plats att bemanna N9EPA. Schaumburgs stad vände sig till SARC för stöd under evenemangets alla tre dagar.
Radioamatörernas främsta uppgift var att upprätthålla ett organiserat kommunikationsnät. Operatörerna kunde vidarebefordra information från sina poster, rapportera läget, framföra önskemål och hålla kontakt med Net Control-stationen. Klubben understryker att detta var en stödjande funktion – radioamatörerna ersatte inte polisen, räddningstjänsten, sjukvården eller stadens personal.
Septemberfest är Schaumburgs flaggskeppsevenemang. Årets 55:e upplagaomfattade bland annat konserter, en konst- och hantverksutställning, Taste of Schaumburg, en drönarshow samt en Labor Day-parad. Arrangören uppger att evenemanget historiskt har lockat över 100 000 deltagare.
Deltagandet i Septemberfest är en fortsättning på SARC:s tidigare samhällsengagemang. Klubben uppger att 13 volontärer arbetade över 93 timmar vid evenemanget 2024, medan 26 personer utförde över 80 timmars tjänstgöring 2025. Detta är dock siffror från tidigare upplagor – SARC har ännu inte redovisat motsvarande timantal för 2026, och därför tillskriver jag inte dessa siffror årets insats.