Przygotowania rozpoczęły się przed rozpoczęciem festiwalu. Howard Mitchell KD9WSV przygotował dla wolontariuszy identyfikatory, przepustki parkingowe, kamizelki oraz inne materiały potrzebne podczas służby. Klub informuje, że gdy do obsadzenia pozostało ostatnie wolne stanowisko, zgłosił się Eliot Libner N9EPA. Władze Schaumburga zwróciły się do SARC o wsparcie podczas wszystkich trzech dni imprezy.
Zadaniem krótkofalowców było przede wszystkim utrzymywanie zorganizowanej sieci komunikacyjnej. Operatorzy mogli przekazywać informacje ze swoich stanowisk, raportować sytuację, przekazywać prośby oraz pozostawać w kontakcie ze stacją Net Control. Klub podkreśla, że była to funkcja pomocnicza – krótkofalowcy nie zastępowali policji, straży pożarnej, służb medycznych ani personelu miejskiego.
Septemberfest jest sztandarową imprezą Schaumburga. Tegoroczna, 55. edycja, obejmowała m.in. koncerty, wystawę sztuki i rękodzieła, Taste of Schaumburg, pokaz dronów oraz paradę z okazji Labor Day. Organizator podaje, że wydarzenie historycznie przyciąga ponad 100 tys. uczestników.
Udział w Septemberfest jest kontynuacją wcześniejszej działalności publicznej SARC. Klub podaje, że w 2024 roku 13 wolontariuszy przepracowało przy wydarzeniu ponad 93 godziny, a w 2025 roku 26 osób wykonało ponad 80 godzin służby. Są to jednak dane z poprzednich edycji – SARC nie podał jeszcze analogicznego bilansu godzin za 2026 rok, dlatego nie przypisuję tych liczb tegorocznej akcji.